Должностные инструкции — регламентируют организационно-правовое положение работников, ими закреплены функции, права, обязанности, ответственность и взаимоотношения работника с другими работниками предприятия. Разрабатывают руководители структурных подразделений на основании приказа руководителя предприятия. При разработке должностных инструкций следует пользоваться Справочником квалификационных характеристик профессий работников «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», утвержденным приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336, и отраслевыми справочниками.

Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».

Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.

Ввиду упрощенной системы ведения учета и отчетности, ведение кадровой документации у ФЛП также будет упрощено, в отличие от юридических лиц. Однако ведение физическим лицом — предпринимателем некоторых кадровых документов если не обязательно, то очень целесообразно. Это связано с требованиями соблюдения работодателями норм трудового законодательства в отношениях с наемными работниками. Ведь согласно статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях за нарушение требований законодательства о труде на граждан — субъектов предпринимательской деятельности налагается штраф в размере от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (510–1700 грн.).

ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:

• разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка;
• заключать трудовые договоры с наемными работниками;
• вести табели учета использования рабочего времени;
• вести трудовые книжки наемных работников;
• соблюдать сроки хранения документации, передачи ее в архив и уничтожения.