Регистрация приказов
После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).
Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.
Порядок составления сводного приказа
В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:
- прием на работу (назначение на должность);
- перевод на другую постоянную работу (на данном предприятии);
- увольнение с работы;
- предоставление отпусков;
- поощрение;
- взыскание.
В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.
К учетным документам по кадрам относятся:
- штатно-должностная книга;
- алфавитная книга личного состава предприятия.
Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.
На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.
К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Приказом № 489 утверждены типовые формы первичного учета использования рабочего времени и порядок их применения.