Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется собственником или уполномоченным им органом не позже пятидневного срока со дня приема на работу.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений). Дата рождения указывается на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Потом указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

В трудовую книжку по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

• время службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
• время учебы в высших учебных заведениях, аспирантуре и клинической ординатуре;
• время учебы в профессионально-технических учебных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. д.);
• работу в качестве членов колхозов (в случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в стаж работников);
• время ухода за инвалидом 1-й группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном уходе, в частности, за лицом, достигшим 80-летнего возраста (на основании медицинского заключения).